Guida | Sulla gestione del tempo
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Da quando ho creato questo blog personale seguendo una guida online, per diversi mesi ho continuato a esitare, temendo di scrivere qualcosa di tanto scadente da risultare imbarazzante. Eppure, per migliorare nella scrittura bisogna esercitarsi. Dopo aver affidato la decisione a un lancio di dadi, ho scelto di scrivere dei miei metodi di gestione del tempo, nella speranza che possano essere utili anche ad altri.
1. Perché serve gestire il tempo
La vita quotidiana è spesso imprevedibile. Per quanto preciso sia un programma, è difficile includervi tutti gli eventi casuali che potrebbero verificarsi. Da questo punto di vista, la gestione del tempo sembra quasi superflua: se la vita è piena di imprevisti, non basterebbe lasciarsi trasportare dalla corrente, invece di affaticarsi a preparare un piano bello da vedere ma inutile nella pratica?
Lo scopo della gestione del tempo, però, è far funzionare meglio la nostra vita. Se può rendere più efficienti il vivere, lo studio e il lavoro, allora adottarla ha un valore concreto.
Inoltre, facciamo fatica a percepire soggettivamente la velocità con cui il tempo passa. Periodi diversi producono sensazioni diverse della durata; una parte del tempo sembra così scomparire dalla vita, e finiamo per avere sempre l’impressione che non basti. Un metodo di gestione del tempo può aiutarci a percepirlo con maggiore chiarezza.
Ogni nostra azione è guidata da un obiettivo. Se organizzare il tempo ci aiuta a raggiungerlo, vale la pena farlo.
2. Il metodo che uso
Dopo aver letto la biografia di Aleksandr Ljubiščev, Una vita singolare, ho adottato il suo metodo di contabilità del tempo. Gran parte di questo articolo non è che una rozza rielaborazione del metodo descritto nel libro. Se quanto detto finora ha suscitato un po’ di interesse, consiglio di leggere la biografia. Al momento uso un unico file .txt per registrare il tempo, seguendo l’idea presentata in My productivity app is a never-ending .txt file.
2.1 Registrazione e conteggio
Dopo aver registrato le proprie attività per un certo periodo e aver capito quanto tempo richiede davvero ogni compito, si può preparare un modello per la giornata, di solito il giorno o la settimana precedente e in base ai propri obiettivi. Per esempio:
0600 Sveglia
0600–0700 Corsa
0700–0800 Lettura
…
Scrivere gli orari nel formato hhmm-hhmm rende l’inserimento più rapido. La registrazione dovrebbe essere il più possibile semplice e veloce: la gestione del tempo è un mezzo per portare a termine i compiti, non un fine.
Dopo aver concluso ogni attività, basta sostituire l’orario previsto con quello effettivo. Conviene descrivere in modo oggettivo ciò che si è fatto in quell’intervallo, usando solo le parole necessarie a conservare le informazioni utili.
0603 Sveglia
0624–0655 Corsa di cinque chilometri
0730–1045 Lettura di cinquanta pagine di Una vita singolare
…
Cerco di mantenere l’errore entro cinque minuti. Il mezzo usato per la registrazione deve quindi potersi aprire e aggiornare rapidamente, ovunque ci si trovi.
2.2 Analisi
Una volta raccolti i primi dati sul tempo della propria vita, bisogna analizzarli. Per un dato periodo—una settimana o un mese, per esempio—si calcolano il tempo complessivo impiegato e la quantità di lavoro svolto. Quando il tempo realmente vissuto viene registrato e sommato, i problemi diventano facili da individuare. Si può allora riesaminare quanto accaduto e correggere i programmi futuri.
3. Aspetti a cui prestare attenzione
3.1 Evitare le stime puramente soggettive
Prima di gestire il tempo, occorre conoscere in modo realistico quanto ne richiedono le proprie attività. I giudizi nati dalla sensazione, senza fatti a sostenerli, sono spesso sbagliati; finiamo poi per piegare i fatti a quel giudizio errato e costruirci una percezione falsa.
In passato avevo provato altri metodi. Il primo consisteva nel dividere ogni minuto della giornata in blocchi e assegnare un compito a ciascuno. Il risultato era inevitabilmente scomodo: tendevo a sottovalutare la durata di ogni attività, accumulando compiti che slittavano al giorno successivo finché l’intero piano crollava. Anche dopo essermi accorto del problema e aver aggiunto del tempo libero come margine, la difficoltà rimaneva.
Prima di programmare un’attività, bisogna stimarne la durata sulla base di dati reali. Finché non si sa quanto richiede, è meglio non inserirla rigidamente in un piano. Si possono invece registrare più volte l’inizio e la fine dell’attività, osservare l’andamento e solo allora includerla nel proprio orario.
3.2 Non svolgere un’attività soltanto per soddisfare il registro
Allontanarsi dal piano è del tutto normale. Un programma ricavato dalle registrazioni passate è soltanto una conclusione induttiva. Se un compito supera il tempo assegnato, non c’è motivo di agitarsi: è un normale errore dello strumento. La priorità deve restare il completamento del compito, non il registro.
3.3 Distribuire correttamente le energie
Le nostre energie cambiano nel corso della giornata. È quindi opportuno assegnare i compiti di difficoltà diversa ai momenti più adatti: per esempio, le attività creative al mattino e quelle più meccaniche nel pomeriggio. In questo modo non si sprecano energie e si mantiene una buona efficienza.
4. In breve
- La gestione del tempo va usata perché è utile.
- Il processo è: registrare → contare → riesaminare → correggere.
- Il compito in corso deve avere la priorità più alta.